Ciamesa
www.ciamesa.comCiamesa reconstruye la distribución nacional para los próximos 90 años
Un stack moderno de almacén, ruteo y pedidos B2B que cubre el 100% de Costa Rica — sin perder una entrega durante el corte.
Visión
Construir el stack operativo sobre el que un distribuidor fundado en 1932 va a operar los próximos 90 años — y que cada chofer y cada representante sientan que el sistema fue diseñado para ellos.
Impacto
Una plataforma moderna de almacén, ruteo y pedidos B2B que cubre el 100% de Costa Rica, sube las entregas a tiempo al 98,7% y reduce el tiempo de ingreso de pedidos un 64% — sin perder una sola entrega durante el corte.
Servicios clave
- Software a Medida
- Cloud y Plataformas
- Diseño de Experiencia
- Integración de Sistemas
Resultados del cliente
- 98,7%
- Entregas a tiempo (desde 91%)
- −64%
- Tiempo de ingreso de pedidos
- 0
- Entregas perdidas durante el corte
El desafío
Noventa años de proceso, y poco de eso en papel
Ciamesa conoce el país como muy pocos de sus competidores. Después de 90 años de distribución nacional, el equipo había internalizado mil pequeñas reglas operativas — qué restaurantes solo reciben en la mañana, qué semanas de feriado requieren un plan de cadena de frío re-ruteado, qué cuentas minoristas vuelven a llamar para confirmar un pedido. La mayor parte de ese conocimiento vivía en la cabeza de supervisores con muchos años de casa y en la memoria muscular de los choferes. Funcionaba. Tampoco era transferible.
La presión por cambiar vino de dos lados. Nuevos competidores con portafolios más chicos pero software más inteligente empezaban a llevarse las cuentas más rentables. Y la dirección de operaciones se acercaba al retiro — llevándose con ella las reglas operativas que ningún documento capturaba. La pregunta del directorio no era si modernizar, sino cómo hacerlo sin perder eso que hacía a Ciamesa distinta.
Nuestro enfoque
El sistema tiene que saber lo que saben los supervisores
Empezamos por codificar lo implícito, no por reemplazarlo. Durante dos meses, nuestro equipo subió a los camiones, se sentó con representantes de servicio y siguió a los pickers del almacén. Cada "siempre lo hacemos así" quedó registrado. Cada excepción que resultó no ser excepción quedó capturada. Al final del descubrimiento teníamos casi 400 reglas operativas — la mayoría nunca escritas, varias contradiciéndose entre sí, y un puñado que todos coincidían en que debía haber terminado años atrás pero ningún sistema había forzado.
Ese inventario se transformó en la columna del proyecto. Acordamos temprano que la nueva plataforma automatizaría las reglas que la gente estaba de acuerdo en mantener, documentaría las reglas que querían conservar y expondría las contradicciones para que la dirección las resolviera — no para taparlas. La disciplina de esa distinción es lo que hizo que el rollout fuera aburrido, que es el mayor cumplido para una plataforma operativa.
“El día siguiente al corte, ningún chofer llamó a la oficina por una excepción. Eso nunca había pasado.”
Lo que construimos
Tres superficies, un stack
Desplegamos la plataforma en tres superficies coordinadas — el almacén, la ruta y el cliente — secuenciadas para que cada una estuviera probada antes de encender la siguiente.
Una superficie de almacén que entiende el piso
Reconstruimos el WMS alrededor del piso físico, no de la jerarquía de inventario. Los pickers ven una sola ruta de picking por wave; los supervisores ven un mapa de calor de los bins que están quedando justos. El sistema maneja lote, vencimiento y restricciones de temperatura de forma nativa para el inventario de vinos y licores, y expone las excepciones raras al humano responsable en lugar de escalar cada caso de borde.
Una superficie de ruta que el chofer quiere usar
El app del chofer se diseñó en tres rondas con choferes reales, no con stakeholders. Muestra la próxima parada, las notas permanentes del cliente — códigos de portón, preferencias de muelle, quién firma — y un camino de un tap para registrar excepciones. Las rutas se optimizan centralmente cada mañana, pero cada chofer puede ajustar la suya según lo que sabe de su día. Ese último detalle es lo que hizo que la adopción fuera casi inmediata.
Una superficie de cliente para los próximos 90 años
Para los restaurantes, bares, hoteles y minoristas que Ciamesa atiende, construimos un portal B2B de pedidos con una experiencia móvil paralela. Los clientes ven inventario real y ventanas de entrega reales, no promesas. El representante puede tomar un pedido durante la llamada en segundos. Y los patrones de llamada que requerían ocho criterios distintos de corte ahora ocurren automáticamente — el cliente o entra en la ventana o ve la siguiente disponible.
Impacto en el cliente
Días más tranquilos, camiones más llenos
Las entregas a tiempo pasaron del 91% al 98,7% en los primeros seis meses. El tiempo de ingreso de pedidos cayó 64% — el representante al teléfono ahora pasa la mayor parte de la llamada ayudando al cliente, no navegando el sistema. El costo de inventario bajó algunos puntos a medida que la superficie de planeamiento se ajustaba a la demanda real. Y la métrica que más dice: el número de escalamientos a supervisores en un día normal se redujo a la mitad.
El corte cayó un martes a la mañana. No se perdió una sola entrega.
Lo que sigue
Lo que sigue
Con la plataforma operativa instalada, Ciamesa entra en la siguiente fase: analítica de rentabilidad por ruta, pricing dinámico para las cuentas on-trade y una experiencia de onboarding self-service para nuevos clientes. La ventaja de 90 años en relaciones con clientes sigue valiendo; la plataforma le da al equipo el tiempo para aprovecharla.